Wer ein Empfehlungsschreiben bei einer Bewerbung vorlegen kann, hat oft bessere Chancen auf eine positive Rückmeldung. Was zeichnet Empfehlungsschreiben aus und wie sind sie aufgebaut? Wer stellt sie aus und welche Formulierungen sind gängig? Lohnen sie sich in jedem Fall bei der Jobsuche? Das und mehr klären wir hier.
Inhalt
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben ist ein optionaler Bestandteil von Bewerbungen. Ausgestellt wird es von Personen, die einen Bewerber gut beurteilen können und in der Regel einen höheren Rang innehaben beziehungsweise hatten. Das kann ein ehemaliger Arbeitgeber ebenso sein wie ein Professor von der Uni, ein Kunde, ein Betreuer oder jemand, für den man ehrenamtlich tätig war.
Die ausstellende Person geht in einem Empfehlungsschreiben auf die Stärken, Kompetenzen und Leistungen der betreffenden Person ein. Sie beschreibt außerdem die herausragenden Persönlichkeitsmerkmale des Bewerbers. Dabei ist ein Empfehlungsschreiben immer freiwillig: Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis ist kein Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein solches Dokument auszustellen.
Anders als beispielsweise eine Referenz richtet sich ein Empfehlungsschreiben üblicherweise an einen bestimmten Adressaten, etwa einen konkreten Arbeitgeber. Der ganze Inhalt des Schreibens ist auf den jeweiligen Zweck zugeschnitten. Geht es dabei um einen Job, beschreibt der Verfasser zum Beispiel Aspekte, die für diese Stelle im Speziellen wichtig sind.
Empfehlungsschreiben: Typische Inhalte
Da Empfehlungsschreiben eher selten Bestandteil von Bewerbungen sind, gibt es keine allgemeingültigen Anforderungen an ihren Inhalt. Das gibt Verfassern Freiheiten, denn sie können das Schreiben weitgehend frei gestalten. Anders als beim Arbeitszeugnis gibt es bei einem Empfehlungsschreiben auch keine geheimen Codes: Was in einem Empfehlungsschreiben steht, kann man für bare Münze nehmen. Da das Dokument freiwillig ist, wird es in der Regel nur erstellt, wenn die ausstellende Person wirklich überzeugt von dem Bewerber ist. In dieser Hinsicht ist schon die Tatsache positiv zu werten, dass das Empfehlungsschreiben überhaupt ausgestellt wurde.
Beim Inhalt gibt es beim Empfehlungsschreiben Überschneidungen mit einem Referenzschreiben. Referenzen sind jedoch allgemeiner gehalten; sie werden üblicherweise nicht für einen bestimmten Anlass erstellt und richten sich auch nicht an einen bestimmten Adressaten.
Ein Empfehlungsschreiben gibt Aufschluss darüber, woher und wie gut der Verfasser und der Bewerber sich kennen und in welchem Verhältnis sie zueinander stehen. Der Aussteller des Schreibens beschreibt, was er an der betreffenden Person schätzt und welche Stärken sie seiner Ansicht nach hat. Er macht deutlich, warum er diese Person für die entsprechende Position empfiehlt. Typisch ist außerdem, dass besondere Leistungen, Kompetenzen und hervorstechende Persönlichkeitsmerkmale erwähnt werden.
Welchen Zweck hat ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben ist aus Sicht von Arbeitgebern interessant: Es gibt ganz offenbar jemanden, der so überzeugt von der betreffenden Person ist, dass er freiwillig ein Empfehlungsschreiben verfasst. Das fällt positiv auf den Bewerber oder die Bewerberin zurück. Personalverantwortliche erfahren durch ein Empfehlungsschreiben nicht nur, dass jemand glühende Verfechter hat. Sie erfahren auch mehr darüber, was diese Person auszeichnet – und zwar nicht, wie im Bewerbungsanschreiben, in Form einer Selbstbeschreibung. Dadurch, dass die Beschreibung von einem Dritten stammt, ist sie glaubwürdiger.
Ist es glaubhaft, dass der Verfasser eines Empfehlungsschreibens wirklich überzeugt von der Bewerberin oder dem Bewerber ist, kann das zu besseren Chancen im Bewerbungsverfahren führen. Manchmal gibt ein Empfehlungsschreiben sogar den Ausschlag und hat zur Folge, dass sich die Verantwortlichen für den Bewerber oder die Bewerberin entscheiden. Das ist besonders dann wahrscheinlich, wenn es sich um einen namhaften Verfasser handelt oder um jemanden, den die Entscheidungsträger persönlich kennen und schätzen.
Nicht zuletzt ist ein Empfehlungsschreiben ein Mittel für Bewerber, um aus der Masse hervorzustechen. Gerade weil Empfehlungsschreiben so selten genutzt werden, aber gleichzeitig eine so positive Konnotation haben, fallen Kandidatinnen und Kandidaten damit eher auf. Diese erhöhte Sichtbarkeit kann sehr nützlich sein: Hat man einmal die Aufmerksamkeit des Personalers oder der Personalerin gewonnen, ist es wahrscheinlicher, dass die eigenen Qualitäten tatsächlich wahrgenommen werden.
So sind Empfehlungsschreiben aufgebaut
Die Freiheit, die für Empfehlungsschreiben in Bezug auf den Inhalt gilt, gilt auch für den Aufbau. Grundsätzlicher kann ein Verfasser frei entscheiden, wie er ein solches Schreiben gestaltet. Es haben sich aber einige gängige Vorgehensweisen etabliert, an denen sich Aussteller von Empfehlungsschreiben orientieren können.
Ein Empfehlungsschreiben ist zunächst einmal aufgebaut wie ein Geschäftsbrief, enthält also den üblichen Briefkopf. Darin sind die Namen, gegebenenfalls Namen des Unternehmens, eine Anschrift und eine Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse angegeben. Ein Empfehlungsschreiben ist außerdem datiert und hat einen Betreff, in dem das Wort „Empfehlungsschreiben“ am besten erwähnt wird – so gibt es beim Empfänger des Empfehlungsschreibens keinen Zweifel, womit er es zu tun hat.
Ein Empfehlungsschreiben ist in der ersten Person („Ich“) verfasst. Der Ton ist sachlich und professionell, aber dennoch relativ persönlich. So wird glaubhaft, dass der Verfasser wirklich überzeugt von der Person ist, über die er schreibt.
Zu Beginn des Empfehlungsschreibens wird üblicherweise erläutert, woher sich die beiden Personen kennen. Der Aussteller stellt sich außerdem kurz vor. Im nächsten Absatz beschreibt er konkret die Kompetenzen und hervorstechenden Merkmale des Bewerbers oder der Bewerberin und schätzt sie persönlich ein. Fachliche Kompetenzen sind dabei ebenso wichtig wie Soft Skills. Der Aussteller des Schreibens erklärt, warum er glaubt, dass der Bewerber oder die Bewerberin geeignet für die angestrebte Position ist.
Ein gutes Empfehlungsschreiben erfüllt zudem bestimmte formale Anforderungen. Es sollte auf Firmenpapier gedruckt und fehlerfrei sein. Im Umfang ist es üblicherweise nicht länger als eine Seite. Tipp: Wenn du wissen willst, wie ein Empfehlungsschreiben aussehen kann, lade dir einfach eines unserer kostenlosen Muster für Word oder im PDF-Format herunter.
Empfehlungsschreiben: Beispielhafte Formulierungen
Hier findest du einige Beispiele dafür, wie bestimmte Passagen in einem Empfehlungsschreiben klingen könnten.
Beispiel: Erster Absatz
„Sehr geehrte Frau Beispiel,
ich bin als Professor für Beispielrichtung an der Beispiel-Universität Musterstadt tätig. Herrn Muster habe ich im Wintersemester 2020 kennengelernt, als er meine Vorlesung zum Thema „Thema“ und ein von mir angebotenes Seminar zum Thema „Thema“ besucht hat. Seither habe ich ihn in weiteren Hochschulveranstaltungen erlebt und seine Abschlussarbeit betreut.“
Beispiel: Kompetenzen darlegen
„In ihrer Zeit als Position hat sich Frau Beispiel durch ihre umfangreichen Fachkenntnisse einen ausgezeichneten Ruf bei Geschäftspartnern, Kunden und innerhalb des Unternehmens erarbeitet. Besonders ausgeprägt ist ihr Wissen im Bereich Beispielbereich, wovon sie in einer neuen Position als Position in Ihrem Hause sicherlich profitieren würde.“
Beispiel: Persönlichkeit einschätzen
„Frau Muster schätze ich wegen ihrer offenen, zuverlässigen Art. In den fünf Jahren, die ich sie kenne, habe ich sie als besonders proaktive und dynamische Mitarbeiterin erlebt, die ihr Team merklich voranbringt.“
Beispiel: Empfehlung aussprechen
„Ich empfehle Herrn Beispiel nicht nur wegen seiner großen fachlichen Kompetenzen uneingeschränkt weiter, sondern auch wegen seiner professionellen und umgänglichen Art. Herr Beispiel hat mich mit seiner Akribie ebenso beeindruckt wie mit seiner Zuverlässigkeit. Im Team bringt er innovative Ideen ein, übernimmt bei Bedarf die Führung und wirkt bei Konflikten als deeskalierender Faktor.“
Empfehlungsschreiben für Bewerbung nutzen: Lohnt es sich in jedem Fall?
Sollte man ein Empfehlungsschreiben bei Bewerbungen verwenden? Grundsätzlich können Empfehlungsschreiben sehr hilfreich sein. Ihre bloße Existenz macht schon deutlich, dass die ausstellende Person ehrlich überzeugt von der Bewerberin oder dem Bewerber ist. Lohnt es sich also grundsätzlich, ein Empfehlungsschreiben anzuhängen? Das kommt darauf an.
Ein wichtiger Faktor ist, ob sich das Empfehlungsschreiben wirklich uneingeschränkt positiv liest. Ja, es ist freiwillig, und trotzdem kann es passieren, dass ein Aussteller eine Bitte nicht ablehnen wollte, aber in Wahrheit keine hundertprozentige Empfehlung aussprechen kann. Das kann man einem Empfehlungsschreiben anmerken. In diesem Fall ist es oft besser, auf das Dokument zu verzichten. Wie positiv der Effekt eines Empfehlungsschreibens auf die eigenen Chancen ist, hängt außerdem davon ab, wer es verfasst hat. Je namhafter und hochrangiger der Verfasser, desto besser.
In vielen Fällen sind Empfehlungsschreiben letztlich nicht nötig. Wer gute bis sehr gute Arbeitszeugnisse vorweisen kann, kann darauf meist bedenkenlos verzichten. In bestimmten Situationen kann ein zusätzliches Empfehlungsschreiben jedoch sinnvoll sein. Das gilt für Kandidaten, die sich nicht ausreichend qualifiziert fühlen oder Angst haben, dass ihre Bewerbung ansonsten nicht überzeugen könnte. Ein Beispiel hierfür sind Berufsanfänger, die wegen ihrer mangelnden Berufserfahrung oft schlechtere Chancen haben. In solchen Fällen können Empfehlungsschreiben einen spürbaren Unterschied machen.
