Sekretär:innen haben tagtäglich mit Organisation und Kommunikation zu tun: Sie unterstützen Vorgesetzte bei administrativen Prozessen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind für diesen Beruf typisch? Welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind erforderlich, wenn man als Sekretär:in arbeiten möchte? Und was sollte man sonst noch über den Beruf als Sekretär:in wissen? Hier erfährst du es.
Inhalt
Was macht ein:e Sekretär:in?
Sekretär:innen sind in administrativen Bereichen tätig. Dabei sind Koordination und Unterstützung ihr tägliches Brot: Sekretär:innen befassen sich in erster Linie mit der Organisation von Terminen, der Bearbeitung von Korrespondenz und der Vorbereitung von Meetings. Sie managen den Informationsfluss, pflegen Kontakte und erledigen bürokratische Aufgaben, unter Berücksichtigung von Fristen und Prioritäten. Sie sorgen dafür, dass alle organisatorischen Prozesse effizient ablaufen und die Arbeitsabläufe optimiert werden.
Während in kleineren Unternehmen oft vielseitige Assistent:innen gefragt sind, die breite Verantwortungen übernehmen, gibt es in größeren Firmen spezialisierte Rollen. Sekretär:innen können dann in Bereichen wie Assistenz für Führungskräfte, Projektkoordination oder Fachsekretariate tätig sein.
Aufgaben & Tätigkeiten von Sekretär:innen
Welche Aufgaben ein:e Sekretär:in im Joballtag hat, hängt davon ab, wo die Person tätig ist und ob sie auf bestimmte Branchen spezialisiert ist. Grundsätzlich befassen sich Sekretär:innen mit organisatorischen und kommunikativen Aufgaben im Büroumfeld. Hier sind sie für die Unterstützung von Teams oder Vorgesetzten zuständig. Das betrifft alle Prozesse, bei denen es um effiziente Verwaltung geht. Dazu zählen etwa tägliche Routinen in Firmen, Behörden oder Kanzleien.
Ein:e Sekretär:in ist damit befasst, Abläufe zu koordinieren und zu dokumentieren. Ein:e solche:r Beschäftigte:r plant Termine, bearbeitet Anfragen und bereitet Unterlagen vor. Bei ihrer Arbeit stützen sich Sekretär:innen auf Software wie Microsoft Office, E-Mail-Systeme und Terminplaner.
Zu den typischen Aufgaben als Sekretär:in können darüber hinaus die folgenden Tätigkeiten gehören:
- Terminplanung und -koordination für Vorgesetzte
- Bearbeitung von E-Mails, Briefen und Telefonanrufen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen
- Organisation von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungen
- Pflege von Datenbanken und Akten
- Erstellung von Protokollen und Berichten
- Bestellung von Büromaterialien und Verwaltung von Budgets
- Kommunikation mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen
- Unterstützung bei Präsentationen und Dokumenten
- Überwachung von Fristen und Prioritäten
- Administrative Hilfestellung in Projekten
- Diskrete Handhabung vertraulicher Informationen
- Optimierung von Büroworkflows
Ausbildung: Wie wird man Sekretär:in?
Beim Sekretär beziehungsweise der Sekretärin handelt es sich in Deutschland nicht um eine geschützte Berufsbezeichnung. Das bedeutet, dass es keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg gibt, Sekretär:in zu werden. Üblicherweise haben Sekretär:innen einen kaufmännischen oder administrativen Hintergrund und absolvieren eine Ausbildung oder Weiterbildung in verwandten Bereichen.
Solche Qualifikationen werden von Berufsschulen, IHK oder privaten Instituten angeboten. Sie dauern in der Regel ein bis drei Jahre und umfassen Inhalte wie Büroorganisation, Kommunikation und Softwarekenntnisse. Auch Fernlehrgänge oder betriebliche Schulungen sind möglich.
Um eine solche Ausbildung machen zu können, müssen angehende Sekretär:innen mindestens einen mittleren Schulabschluss vorweisen können. Außerdem werden oft erste Berufserfahrungen oder Praktika erwartet. Quereinstieg ist üblich, etwa aus kaufmännischen Berufen, und ein Portfolio mit relevanten Fähigkeiten hilft.
Wer Sekretär:in werden möchte, kann auch studieren. Eine gute Grundlage bieten Studiengänge im Bereich Betriebswirtschaft oder Office Management, mit Schwerpunkten wie Assistenz oder Verwaltung.
Welche Qualifikationen & Fähigkeiten sollten Sekretär:innen mitbringen?
Neben fachlicher Expertise helfen auch bestimmte Persönlichkeitsmerkmale bei einer Tätigkeit im Sekretariat. Sekretär:innen sollten Freude an strukturierten Abläufen haben. In ihrer täglichen Arbeit ist es wichtig, dass sie zuverlässig und multitaskingfähig vorgehen. Sekretär:innen profitieren von Diskretion und Flexibilität. Ebenfalls entscheidend ist die Motivation, sich weiterzuentwickeln, um mit digitalen Tools und Veränderungen Schritt zu halten.
Ein:e Sekretär:in sollte ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mitbringen, denn Abstimmungen mit Teams und Externen sind alltäglich. Gute Fremdsprachenkenntnisse, vor allem Englisch, sind vorteilhaft. Wichtige fachliche Qualifikationen umfassen Office-Software, Korrespondenzführung und Zeitmanagement.
Wo kann man als Sekretär:in arbeiten?
Sekretär:innen sind in nahezu allen Wirtschaftszweigen gefragt, was diesen Beruf vielseitig macht. Sie können zum Beispiel in Unternehmen, Behörden, Kanzleien oder Verbänden arbeiten. Spezialist:innen für bestimmte Branchen finden oft in großen Organisationen Positionen, während in kleineren Firmen das Sekretariat ein umfassendes Tätigkeitsfeld darstellt.
Je stärker die Qualifikation eines:einer Sekretär:in ist, desto größer die Chancen. Weiterbildungen, etwa zur Fachwirt:in für Büroorganisation, erweitern die Optionen. Insgesamt sind die Arbeitsmarktaussichten im Sekretariatsbereich gut, auch ohne tiefe Spezialisierung.
Sekretär:innen können nicht nur angestellt arbeiten, sondern sich – mit Erfahrung und Netzwerk – auch selbstständig machen. Als Virtuelle Assistent:innen übernehmen sie remote Aufgaben, ohne strenge Regulierungen.
Karriere machen als Sekretär:in
Sekretär:innen haben breite Möglichkeiten, beruflich voranzukommen. Der Weg hängt von den Kompetenzen ab. Ergänzende Qualifikationen oder Branchenkenntnisse beschleunigen den Aufstieg. Ein Studium kann zusätzliche Türen öffnen, wenn Sekretär:innen anspruchsvollere Rollen suchen.
Neben solidem Hintergrund und guten Bewertungen zählt es, gezielte Chancen zu ergreifen. Eine vorausschauende Gestaltung des Pfads kann hier entscheidend wirken. Branchenkontakte eröffnen oft Zugang zu attraktiven Stellen.
Mit zunehmender Expertise als Sekretär:in ergeben sich Führungsaufgaben in Assistenzteams, mit höheren Einkünften. In diesem Umfeld zahlt es sich aus, Beziehungen zu nutzen und Stärken einzubringen.
