Verwaltungsfachangestellte:r: Berufsbild & Aufgaben

Verwaltungsfachangestellte haben tagtäglich mit Organisation und Bürgerberatung zu tun: Sie bearbeiten Anträge, verwalten Dokumente und sorgen für reibungslose Abläufe in Behörden und Institutionen. Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind für diesen Beruf typisch? Welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind erforderlich, wenn man als Verwaltungsfachangestellte:r arbeiten möchte? Und was sollte man sonst noch über den Beruf als Verwaltungsfachangestellte:r wissen? Hier erfährst du es.

Was macht ein:e Verwaltungsfachangestellte:r?

Verwaltungsfachangestellte sind im öffentlichen Dienst und in Verwaltungen tätig. Dabei sind Recht und Organisation ihr tägliches Brot: Verwaltungsfachangestellte befassen sich in erster Linie mit der Bearbeitung von Anträgen, der Erstellung von Dokumenten und der Beratung von Bürger:innen. Sie prüfen Unterlagen, aktualisieren Daten und verwalten Akten, unter Berücksichtigung von Gesetzen und Vorschriften. Sie sorgen dafür, dass alle administrativen Prozesse effizient ablaufen und die Bürger:innen gut betreut werden.

Während in kleineren Behörden oft vielseitige Mitarbeiter:innen gefragt sind, die breite Verantwortungen übernehmen, gibt es in größeren Institutionen spezialisierte Rollen. Verwaltungsfachangestellte können dann in Fachrichtungen wie Kommunalverwaltung, Bundesverwaltung oder Landesverwaltung tätig sein.

Aufgaben & Tätigkeiten von Verwaltungsfachangestellten

Welche Aufgaben ein:e Verwaltungsfachangestellte:r im Joballtag hat, hängt davon ab, wo die Person tätig ist und ob sie auf bestimmte Bereiche spezialisiert ist. Grundsätzlich befassen sich Verwaltungsfachangestellte mit administrativen und beratenden Aufgaben im öffentlichen Dienst. Hier sind sie für die Bearbeitung von Bürgeranliegen zuständig. Das betrifft alle Prozesse, bei denen es um die Umsetzung von Vorschriften geht. Dazu zählen etwa tägliche Routinen in Ämtern, Behörden oder Institutionen.

Ein:e Verwaltungsfachangestellte:r ist damit befasst, Anträge zu prüfen und zu bearbeiten. Ein:e solche:r Beschäftigte:r berät Bürger:innen, erstellt Dokumente und verwaltet Daten. Bei ihrer Arbeit stützen sich Verwaltungsfachangestellte auf Software wie Verwaltungsprogramme, Datenbanken und Kommunikationstools.

Zu den typischen Aufgaben als Verwaltungsfachangestellte:r können darüber hinaus die folgenden Tätigkeiten gehören:

• Anträge bearbeiten, z. B. für Personalausweise oder Baugenehmigungen
• Bürger:innen beraten, z. B. bei Ummeldungen oder Leistungsanträgen
• Dokumente erstellen, wie Urkunden oder Bescheide
• Daten verwalten und aktualisieren, z. B. Adressen oder Register
• Zahlungsvorgänge prüfen und freigeben
• Akten führen und archivieren
• Korrespondenz bearbeiten, z. B. E-Mails und Briefe
• Termine organisieren und koordinieren
• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften überwachen
• Statistiken und Berichte erstellen
• Zusammenarbeit mit anderen Behörden
• Administrative Unterstützung in Projekten
• Qualitätskontrolle von Verwaltungsprozessen

Ausbildung: Wie wird man Verwaltungsfachangestellte:r?

Beim Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise der Verwaltungsfachangestellten handelt es sich in Deutschland um einen anerkannten Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst. Das bedeutet, dass es einen geregelten Weg gibt, Verwaltungsfachangestellte:r zu werden. Üblicherweise absolvieren Verwaltungsfachangestellte eine dreijährige duale Ausbildung mit praktischen Anteilen in der Behörde und theoretischem Unterricht in der Berufsschule.

Solche Ausbildungen werden von Kommunen, Landesbehörden und Berufsschulen angeboten. Sie dauern in der Regel drei Jahre und umfassen Themen wie Verwaltungsrecht, Betriebswirtschaft und Personalwesen. Die ersten zwei Jahre sind generalistisch, im dritten Jahr erfolgt die Spezialisierung auf Fachrichtungen wie Kommunalverwaltung oder Bundesverwaltung. Es gibt Zwischen- und Abschlussprüfungen.

Um eine solche Ausbildung machen zu können, müssen angehende Verwaltungsfachangestellte mindestens einen mittleren Schulabschluss vorweisen können. Außerdem werden üblicherweise gute Noten in Deutsch, Mathematik und Gesellschaftslehre erwartet. Quereinstieg ist möglich, etwa durch Umschulung, aber eine formale Ausbildung ist für den Einstieg empfehlenswert.

Wer Verwaltungsfachangestellte:r werden möchte, kann nach der Ausbildung weiterqualifizieren. Eine gute Grundlage für höhere Positionen sind Weiterbildungen zum Fachwirt für Verwaltung oder Betriebswirt. Studiengänge wie Verwaltungsmanagement oder Rechtswissenschaften sind mit Praxiserfahrung erreichbar.

Welche Qualifikationen & Fähigkeiten sollten Verwaltungsfachangestellte mitbringen?

Neben fachlicher Expertise helfen auch bestimmte Persönlichkeitsmerkmale bei einer Tätigkeit in der Verwaltung. Verwaltungsfachangestellte sollten Interesse an rechtlichen und organisatorischen Themen haben. In ihrer täglichen Arbeit ist es wichtig, dass sie gewissenhaft und kommunikativ vorgehen. Verwaltungsfachangestellte profitieren von gutem Zahlenverständnis und Teamfähigkeit. Ebenfalls entscheidend ist die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, um mit neuen Vorschriften und Digitalisierungen umzugehen.

Ein:e Verwaltungsfachangestellte:r sollte starke beratende Fähigkeiten mitbringen, denn Interaktionen mit Bürger:innen und Kolleg:innen sind zentral. Gute Kenntnisse in EDV und Fremdsprachen können vorteilhaft sein. Wichtige fachliche Qualifikationen umfassen Verwaltungsrecht, Rechnungswesen und Dokumentationsfähigkeiten.

Wo kann man als Verwaltungsfachangestellte:r arbeiten?

Verwaltungsfachangestellte sind in diversen öffentlichen und privaten Bereichen gefragt, was diesen Beruf flexibel macht. Sie können zum Beispiel in Rathäusern, Landratsämtern, Behörden wie Finanzämtern oder Gesundheitsämtern arbeiten. Auch in öffentlichen Institutionen wie Verkehrsbetrieben, Universitäten oder Gerichten finden sie Stellen. Spezialist:innen für bestimmte Fachrichtungen arbeiten oft in großen Verwaltungen, während in kleineren Ämtern die Aufgaben querschnittlich sind.

Je umfassender die Qualifikation eines:einer Verwaltungsfachangestellten ist, desto vielfältiger die Optionen. Weiterbildungen, etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, verbessern die Perspektiven. Insgesamt sind die Arbeitsmarktchancen im öffentlichen Dienst stabil, auch ohne zusätzliche Spezialisierung.

Verwaltungsfachangestellte können nicht nur angestellt arbeiten, sondern sich – mit Praxiserfahrung und Weiterqualifikation – auch selbstständig machen. Als administrative Dienstleister:innen übernehmen sie Aufgaben für kleine Unternehmen, ohne strenge Regulierungen.

Karriere machen als Verwaltungsfachangestellte:r

Verwaltungsfachangestellte haben zahlreiche Wege, um sich weiterzuentwickeln. Der Fortschritt hängt von den erworbenen Kompetenzen ab. Ergänzende Kurse oder Fachkenntnisse fördern den Aufstieg. Ein Studium kann ebenfalls neue Horizonte eröffnen, wenn Verwaltungsfachangestellte ambitioniert sind.

Neben fundiertem Know-how und positiven Bewertungen ist es essenziell, passende Jobs auszuwählen. Eine durchdachte Strategie für den beruflichen Weg kann entscheidend sein. Kontakte in der Branche öffnen oft Türen zu spannenden Positionen.

Mit zunehmender Routine als Verwaltungsfachangestellte:r ergeben sich Leitungsposten in Behörden, mit attraktiven Einkünften. Hier lohnt es sich, Beziehungen aufzubauen und Fähigkeiten zu demonstrieren.